Artikkeli vuodelta 2005 / Charlie Palmio:

Etätyötä Espanjassa

Espanjassa lomaillaan, talvehditaan eläkepäiviä, viivähdetään vuorotteluvapaalla, mutta myös työskennellään uutterasti kuin kotoisessa Suomessa konsanaan. Välimeren lämpöinen ilmasto houkuttelee yhä uusia tulijoita ja moni pohtii varmaan tänäänkin, miten voisi siirtyä hyödyntämään omaa osaamistaan Espanjassa.

Yksi houkutteleva mutta vaativa ratkaisu on etätyö, joka tarjoaa runsaasti vapauksia, mutta edellyttää ehdotonta itsekuria ja vieläkin enemmän sitä, että tekemistä riittää. Itse koen menestyneeni ja kerron mielihyvin kokemukseni myös muille jopa innostaakseni uusia tulijoita – kuitenkin varoittaen utopisteja harkitsemattomista päätöksistä.

Mieti ensin, mistä etäännyt

Kokeilin itse etätyöskentelyä jo 1980-luvulla etääntyen silloisen mainostoimistoni arkisista kiireistä osaksi viikkoa toiselle paikkakunnalle Suomessa. Kokemukset olivat huonot. Ammattitaitoinen tiimini toki suoriutui omista tehtävistään ilman omistajan läsnäoloa, mutta samalla yksi tärkeä tekijä puuttui, kuvittelipa tämä sitten olevansa itse edelleen mukana tai ei. Palasin kiltisti ruotuun, mutta kokemusta rikkaampana.

Opetus: Pienen yhteensulautuneen ja yhteistyötä tiiviisti keskenään tekevän tiimin tulee toimia jatkuvassa vuorovaikutuksessa. Etäisyys ehkäisee katsekontaktit ja monet suorastaan tarvitsevat vierelleen muita ihmisiä virittämään luovia ratkaisuja.

Pelastava kaaos

Järkyttävä lama iski seuraavan vuosikymmenen vaihteessa lyöden puolet suomalaisesta talouselämästä polvilleen ja pankit rohmusivat loput. Yritykset ajautuivat kriisiin, karsivat markkinoinnin toimintojaan ja mittava osa mainosalan yrityksistä kaatui tilanteessa, jossa monella ei ollut enää edes omia saappaita jalkoihinsa.

Lamavuodet ajoivat suomalaiset yrittäjät shokkin, josta ei olla toivuttu vieläkään. Jotkut päättivät päivänsä, liian useat pakotettiin jättäytymään työttömiksi ja minäkin olen monen muun tavoin työskennellyt siitä alkaen yksin. Henkilöstö on yrityksen kallein voimavara ja muodostaa sen myötä erityisesti pienyrittäjälle vaikeasti hallittavan riskin.

Opetus: Pysähdy määräajoin, analysoi tilanteesi ja toteuta elinkeinosi jatkuvuudelle välttämättömät toimenpiteet jo ennen kaaoksen puhkeamista. Leikkaa tarvittaessa, mutta varaudu myös ottamaan hallittuja riskejä.

Etäällä, mutta kuitenkin lähellä

Lama ravisteli yhteiskuntaa ja muutti myös yritysten tottumuksia. Väki väheni, toimintoja ulkoistettiin, tietotekniikka muutti työskentelytapoja ja mikä omalta kannaltani tärkeintä – olin ennustanut oikein – brandien mainonnassa siirryttiin hyödyntämään kansainvälisiä aineistoja, joita olin työstänyt pitkään jo aikaisemminkin.

Internet käynnistyi. Kansainväliset toiminnot ohjattiin verkkoon, sähköpostijärjestelmät kehittyivät ja oli enää ajan kysymys, milloin voisin toimia edelleen lähellä, työskennellen silti etäällä – lähes missä tahansa maapallolla.

Mitä suurempi yritys, sitä enemmän aikaa kuluu muutoksiin – olipa kysymyksessä asiakasyritys tai tärkein kilpailijasi. Hyvä kontaktipinta ja aktiivinen yhteydenpito kumpaisenkin tahon kaikilla tasoilla auttaa pientä yrittäjää arvioimaan tulevan kehityksen ja odotettavissa olevat tarpeet.

Viimeisinä vuosina ennen muuttoa tärkeimmät ja suurimmat asiakkaani saivat tietotekniset järjestelmänsä ajan tasalle. Samaan aikaan muutin omien palveluitteni rakennetta enkä pahastunut, vaikka suuret kilpailijani kuluttivat aikaansa olennaiseen.

Opetus: Seuraa teknologian kehitystä ja ennusta asiakkaasi tuleva tarve. Ota uudet järjestelmät käyttöösi ennen asiakastasi, jolloin olet valmis oikealla hetkellä ja todennäköisesti edellä kilpailijoitasi.

Etätöihin Espanjaan 1998

Muutin pysyvästi Espanjaan vuonna 1998 tuoden mukanani valikoidut asiakassuhteet – oivaltaen voivani työskennellä tehokkaasti vain niiden tehtävien parissa, joista selviydyn yksin ja/tai vakiintuneita (keskinäiset työtavat ja vaatimukset tuntevia) alihankkijoita hyödyntäen.

Asenteiden ja ajatusten selventämiseksi haluan vielä erikseen painottaa etäällä työskentelyn eroa etätyöskentelyyn nähden, kun asioita hoidetaan eri aikavyöhykkeilä ja jopa eri maanosia edustavien kulttuurien välillä. Erilaisuudet edellyttävät joustavuutta.

Opetus: Varaudu tekemään vain niitä tehtäviä, joista olet itse kiinnostunut ja joiden osalta tiedät osaavasi tarjota parempaa palvelua kuin kilpailijasi. Varaudu pitkiinkin päiviin, joiden vastapainoksi saat runsaasti vapauksia.

Miten homma toimii?

Hyvin. Minulla on asiakkaita neljässä maassa, mutta vierailen vain suurimman asiakkaani suomalaisessa yhtiössä kerran vuodessa, muuna aikana hyödynnän nopeita sähköisiä yhteyksiä. Lähetän myös henkilökohtaisia viestejä, rupattelen ja pidän itseni ajan tasalla. Posti tuo lehdet, netti välittää uutiset ja etäisyys antaa perspektiiviä havaita asioita jopa objektiivisemmin kuin ennen. Enkä tunne olevani kovinkaan etäällä entisestä, sillä työskentelen edelleenkin täysipainoisesti ajanmukaisesti varustetussa toimistotilassa.

Opetus: Älä anna asiakkaasi tuntea sinun olevan etäällä. Huolehdi sekä omista asioistasi että asiakkaan tarpeista. Toivota asiakastiimin uudet työntekijät “tervetulleiksi taloon” – asettaudu osaksi asiakkaasi organisaatiota ja osoita, miten kannat vastuusi niistä tehtävistä, jotka on itsellesi uskottu. Pidä asiakkaasi aina ajan tasalla.

Entä hyvät ja huonot puolet?

Ihmissuhteet – hyvänä puolena suurempi vapaus keskittyä tehtäviinsä, haittana katsekontaktien puute. Ajankäyttö tehostuu, kun toimintoja häiritsevät rönsyt karsiutuvat, mutta samalla olen jäänyt kaipaamaan mahdollisuutta tulkita asiakkaan välittömiä palautteita elekielestä, ojentaessani valmiiksi tehdyn työn silmäiltäväksi henkilökohtaisesti.

Elämän laatu – jos ennen jouduin matkustamaan lomalle "etelään" vähintään viikoksi, kävelen nyt turistirannalle 15 minuutissa – ja takaisin ehdin hyvinkin ennen seuraavaa aamua. Enkä suinkaan jätä mainitsematta ilmaston merkitystä, sillä se oli itse asiassa yksi muuttoni tärkeimmistä vaikuttimista.

Verkostot – Suomessa elin tuttujen kuvioiden ympäröimänä eikä monikaan asia siellä enää hätkähdyttänyt mieltä. Uusi elinympäristö puolestaan tarjoaa yhä uusia aistimuksia ja elämyksiä antaen mahdollisuuden nähdä ja oppia alati uutta.

Näkökulmat – on ollut mielenkiintoista havaita, miten etäisyys on auttanut minua näkemään ennen niin itsestään selviä asioita uudella tavalla – suhteuttamaan käsityksiä toisin ja kyseenalaistamaan entisiä arvoja. Vertailu viehättää, mutta myös etäännyttää. Huomaan lukevani medioista juttuja, joihin en olisi ennen vaivautunut kiinnittämään vastaavaa huomiota.

Kaikki asiakkaani ovat olleet ilmeisen tyytyväisiä uudelleen muotoutuneeseen yhteistyöhömme, enkä tunne menettäneeni mitään vaan päin vastoin saaneeni enemmän nautintoa sekä elämisen laadun että työn tuottamana tyytyväisyytenä. Siten en voi muuta kuin suositella samaa myös muille.

Osittaisia ratkaisuja en kuitenkaan suosittelisi. Elämän muotojen ja työskentelytapojen muutos on kokonaisratkaisu, joka edellyttää kykyä kurinalaiseen toimintaan sekä omien asiakkaiden pitkäaikaista tuntemusta ja luottamusta. Pelkkien odotusten tai uskallusten varaan ei liiketoimintaa saati arkista työskentelyä kannata rakentaa.